文書の電子化保存の必要性と文書管理システムの効果 - ワークフローなら文書管理システム ASTRUX2.0

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文書の電子化保存の必要性と文書管理システムの効果

電子化のメリット

動的な活動を証拠として残しやすくなり、法令遵守の維持ができる。
体系化した企業ノウハウを蓄積することができる。

企業におけるさまざまな記録、書面、文書のサイクル

生成から登録、活用、保管、保存そして廃棄までのの6つのサイクルがある。
これらを考慮した作業形態と管理体系を構築することが重要

期待される効果	効果の内容	ASTRUXでの機能
業務コストの削減	A)作業効率の向上と作業人件費の削減情報の検索、移動、照合等の作業時間が短縮され、社内外での利用における流通・移動コストの削減も期待できる。	○
業務コストの削減	B)保管コストの削減紙文書と比較して、保管場所の確保が容易になり、倉庫代等の保管コストの削減も期待できる。	○
企業競争力の強化	A)法令遵守への対応と信頼性の向上情報共有、作業効率の向上等により、法規制等への対応が容易になり、投資家や顧客からの信頼性向上も期待できる。	○
	B)顧客満足度の向上製品情報、顧客管理の電子化により、顧客からの質問、クレームへの迅速な対応が可能となり、顧客満足度の向上が期待できる。	○
	C)電子政府、電子商取引への対応の向上電磁気的保存された電子文書を、電子申請の添付資料や電子契約の別添資料として利用することで、電子政府・電子商取引への対応が容易になる。	○
リスクの管理	A)情報共有化によるリスクの早期解決訴訟、顧客クレーム、品質問題等への早期発見と対応が可能となる。	○
	B)情報の機密性の強化電子文書の閲覧、削除等の権限設定が可能となり、情報の管理、漏洩防止が用意になる。	○
	C)過失、不正の防止取引先、顧客、従業員単位での検索性向上により、実務における過失、不正行為の発見、追及が容易となり、不正防止も期待できる。	○
	D)災害等への対応向上電子文書を複製することにより、災害時に備えたバックアップや分散管理が容易になる。	○
その他	A)環境問題への対応向上紙の消費を減らすことで、森林保護等に貢献できる。電磁気的保存により不要となった紙文書を、リサイクル資源として活用する。紙の物流を減らすことで、排ガス抑制に貢献できる。	○
	B)テレワークの実現モバイルを活用した在宅勤務やスポットオフィスでの業務等、テレワークの実現に貢献できる。	○
	C)紙文書から電子文書への橋渡し顧客が紙により申し込み等を行ったものを、企業が電子的に保管するといった環境の構築が可能となる。	○ Apeso連携
	D)社会参加の公平さの向上文書の音声読み上げや点字による表示を通じて、より多くの人々が容易に商取引を行うことが可能となる。	－

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