ずっと探していた改訂履歴の解決策！本来必要のないストレスから開放されました。

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大正2年（1913年）創立。
常に新しい時代を見据えながら、日本の将来を担う若者達を育成し、愛知県、三重県内には大学、短期大学、高校・中学、幼稚園、専門学校などを展開。建学の精神に基づいた個性ある教育を行っていらっしゃいます。（オフィシャルサイト　http://www.kyoeigakuen.net/）

業種	学校法人
運営部署	学園本部
管理ドキュメント	学園内規程集、約款、通達文書など

推進者の課長伊藤様と実務担当の堀様

約款・規程集の改訂があると、印刷業者へ修正指示し、校正刷りのチェック。そして納品後には紙で束ねられた規程集文書のつづりを紐解き最新版へ差し替えるという作業をしていました。
扱う文書が本学園の重要書類ですので、より慎重に一連の作業を進めることは当然なのですが、改訂部分の校正チェック、誤植時の業者との度重なるやりとりの非効率さ、そこから派生する逼迫した納期には非常にストレスを感じていました。

■ 導入前の問題点・課題

・		文書内の修正履歴のチェック、突合せに手間取り、改訂時には多大な作業時間がかかるため、版管理だけでなく、文書内(修正した内容そのもの）の修正履歴も自分たちで簡単に、効率よく管理できる仕組みを探していた。

・		文書管理ソフトは何種類か検討したが、版管理のみならず、文書内の修正箇所も明確にわかるようなソフトウエア・仕組みを備えたものがなかなか見つからなかった。

・		紙管理の場合は、改訂版の差し替えが煩雑になりやすく、作業時間や負担もかかってしまう傾向にあった。

■ 自分たちで簡単に管理できるスマートさ
ASTRUXでは、条文の文言に修正があった場合、その該当文書を階層構造から検索し、対象文書を開いてワープロ感覚で修正をするだけです。修正した箇所は文字色が変わり、後から誰が見ても、どこに修正が入ったかひと目でわかります。
また、コメントを入れる機能もありますので、私たちは「○○○対応のために、条文を○月○日に修正を加えました」と、条文を修正した経緯が他の人でもわかるようにこの機能を活用しています。最終的にはPDFに書き出しされ、修正があった最新版は文書名にNEWマークが付きますので更新情報がすぐにわかります。

■ 規程集の改定がよりスピードアップ
条文に増減や修正が生じると、条文、条項の連番、ページ数に影響が出るため、場合によっては年度末まで印刷業者とのやりとりが重複化したり、無駄な作業時間が生じてしまうことがしばしばありました。
本来最新版が手元にあるべき規程集が、紙管理の改訂ではタイムラグが発生し、関連部門に最新版をスピーディに提供できないというジレンマ、そして情報共有ができていないことから発生する「知らない」「いつのどの段階の規程？」というトラブルを回避する点においてもASTRUXで解決されます。

システムの付加価値を高めるのはこれから。
各学校との連携で、情報公開と周知の責務を果たすために。

今後も学校を取り巻く社会の変化に対応するよう適宜規程をよりスピーディに改定していくとともに、教職員等に対して周知徹底のためのASTRUXを有効活用していきたいと考えます。
情報の閲覧も、よりスピーディに可能となりますし、官公庁の方へも本学園の文書管理基準によって学内検査が完了していることも、今以上に説得力ある形で情報開示ができます。
作業の正確性、時間の短縮化、そして改訂履歴を関係部門にメール等で連絡する仕組みへとさらに学園内の運用を展開していくことで、しっかりとリスクマネージメントを講じていきたいと考えます。

ずっと探していた改訂履歴の解決策！本来必要のないストレスから開放されました。 - ワークフローなら文書管理システム ASTRUX2.0

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