機能紹介 - 申請・承認(ワークフロー)

業務で発生する申請などの様々なワークフローに対し、柔軟に対応可能です。

ASTRUX2.0は、業務で発生する申請などの様々なワークフローに対し、柔軟に対応できるよう、各種種別・アクションや、申請をスムーズに進める機能などが、あらかじめ備えられています。
業務に合った設定を行い、機能を活用する事で、円滑な運用・改善が臨めます。申請の基本動作、申請ルートの多様なアクション設定、申請承認状況を一覧で把握できるのはもちろんのこと、アクション名のカスタマイズや、代理承認機能、自動承認機能、否認時の動作についてもリトライ・差し戻し等選択可能など、各種申請をフォローする設定が可能です。

ワークフロー種別一覧

ASTRUX2.0ではワークフロー種別を4種類ご用意しています。

新規申請

新たに文書を登録するときに利用します。

改訂申請

文書の改訂を行うときに利用します。
スピーディに文書の改訂を行うことができます。

公開申請

すでに登録されている文書を、別のディレクトリに公開するときに利用します。
例）部門公開文書を、承認を得て全社公開にする　等

削除申請

文書を削除するときに利用します。
ワークフローを利用した各種処理は、全ての履歴が残ります。

ワークフローアクション一覧

ワークフローで設定可能なアクションとして、下記の処理をご用意しています。

申請

文書の申請を行います。
直列形式の承認アクションとなり、承認者を縦系列に設定します。

承認

承認者が否認した場合、申請者へ「否認通知」が発行されます。
承認者が否認（リトライ）した場合、申請者へ「申請内容の修正依頼」が発行されます。
承認の場合は、次のアクションへ移ります。

合議

申請された文書の承認／否認の判断を複数人で行います。
全員承認もしくは代表承認(指定した人数以上)を設定して、並列に処理することが可能です。

承認者が否認した場合、申請者へ「否認通知」が発行されます。
必要人数の承認が得られた場合、次のアクションへ移ります。

発行

承認された文書をASTRUX に登録（公開）します。

「新規申請文書」の登録先は、「参照」から登録したいフォルダを選択し、登録します。
アクセス権がないフォルダへの登録できません。
「改訂申請文書」の登録先は、申請時に自動で設定されます。
改訂前の文書（旧版）は自動で「履歴管理」されるため、常に最新文書の公開が可能です。
誤用の防止と旧版管理が同時に実現できます。
申請時に発行先を固定することも可能です。
自動発行処理を選択することが出来ます。(発行先が設定されている場合)

発行通知

文書が発行（公開）されたことを各担当者に通知します。
連絡書、議事録、報告書などの「写し」と同じ運用が可能です。

受領確認

発行（公開）された文書の確認依頼をします。

新たに登録された文書を確認した履歴を残すアクションです。
連絡書、議事録、報告書などの「配布先」と同じ運用が可能です。
いつ、誰が内容確認したかの「履歴＝証拠」が残るります。電子配布することで、レスペーパーの促進ができます。

各アクションの設定対象は、グループでの指定や直接ユーザーの指定のほか、上長指定、役職による指定（営業部部長など）が行えます。（アクションにより指定できる方法が異なります）

申請・承認状況の確認

そのユーザーに対し処理依頼が来ている場合、ログイン後のトップ画面上部に「未処理（○○件）があります。」等メッセージで通知します。このメッセージをクリックすると、処理依頼内容を確認することができます。

申請・承認状況一覧ページで確認できる内容

未処理	承認や発行等の処理依頼の一覧が表示されます。
進行状況	現時点で進行中の依頼一覧が表示されます。承認依頼者や発行依頼者が長期にわたり不在になった時、また発行者が発行通知・受領確認先を変更したい時などのルート変更や、申請内容取り下げ時の取り下げ処理も行うことが可能です。
予約中	文書の発行者に対して、公開予約をした文書の一覧を表示します。
否認	申請した文書に対し、承認担当者から否認された文書を表示します。
完了	申請した文書が発行され、全ての申請ルートが完了したものを一覧表示します。