• トップページ
• 機能紹介
• 価格・動作環境
• オプション製品
• 導入事例・実績
• 製品サポート
• お問い合わせ
• ASTRUX SaaS

株式会社北海道グリーンメンテナンス様 活用事例

ISO文書の発行を全社員へ素早く周知可能に。

煩雑な作業のISO文書の管理を電子のメリットを活かして、スムーズな運用を実現されています。

ASTRUX2.0導入前

紙ベースの運用では膨大な紙の使用量、保管スペースの問題、ファイリング(保管)にかかる手間などの課題がありました。この問題を解決し、かつ、デスク上で簡単に全社員がISO文書をレビューできる仕組み、またISO文書の申請処理を電子上で簡単に行うことができる仕組みを模索されていました。

ASTRUX2.0導入後

情報伝達の効率化。全社員への情報の周知と承認履歴の確実性。

ワークフロー業務を電子化することによりさまざまな工数の削減に成功されています。【発行通知】を利用することにより、全社員に文書の発行をメールにて通知します。これにより改訂項目の内容や、新規文書の発行などを全社員へ周知することができます。
また、承認や発行などのプロセスは、履歴として残せます。

承認フロー

1. 品質管理者【申請】

新規文書や改定箇所がある文書申請時に、申請する文書の種類に応じ、あらかじめ登録されている決済ルートを読み込み申請をスタート。

　責任者へ承認依頼

2. 社長【承認】

承認責任者(こちらでは社長)が承認依頼のメール通知を受け、承認画面で文書を実際に閲覧・確認後、承認作業を行う。

　発行者へ発行依頼

3. 品質管理者【発行】

ASTRUXサーバーに文書を格納(紙運用ではファイリング)。発行する文書によって「見直し予定日」や「廃棄予定日」など付与する属性値をつける。

　各部署の責任者へ発行通知

4. 各部署の責任者 【発行通知】

文書が発行されたことをメール通知にて受理。通知を受けた責任者は指定のURLを選択し文書を確認。通知をすることにより周知ができる。

　全部署へ受領確認

5. 全部署【受領確認】

発行された文書を全部署へ受領確認機能を使い確認を促す。全部署が確認したという証拠を承認履歴から残す。

承認履歴

電子データが原本の場合、今まで行ってきたワークフローの過程(承認履歴)がエビデンス(証拠)として残る。

電子化による紙と保管スペースの大幅な削減

ISO文書において、膨大な紙の発生、そして発行・配布・差替え・回収にともなう煩雑な管理を、電子化することにより、紙の使用量を大幅に削減することに成功しました。ファイリング（保管）作業も発行者が承認後に格納フォルダを選択する作業のみで自動に最新版を表示。作業工数も減り、旧版の誤用を未然に防いでいます。また紙自体が減ることによって保管スペースを確保する必要がないのも大きなメリットです。

目的の文書を検索してスピーディーに閲覧

マニュアルや規格書などを一般社員が閲覧したい場合、デスク上のPCブラウザ（Internet Explorerなど）から簡単に目的の文書を閲覧できます。社員全員が分かりやすい操作性でいつでもPC上から目的の文書が閲覧できる環境は非常に好評です。教育関係の文書もがデスクから閲覧でき、紙を印刷しなくてもいい環境は非常に重宝しております。