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ポーラ化成工業株式会社様 活用事例

版管理の導入で文書の信頼性アップ。
ASTRUXそのものが作業ノウハウです。

ASTRUXのワークフロー機能の導入により、電子のメリットである、正確性と速さの点を活かし、質の高い情報伝達が可能になりました。

ASTRUX2.0導入前

ISO文書の電子化は5年ほど前からある文書管理システムを利用していましたが、システムの運用を見直しする際に、現状の問題点を解決できる新しい文書管理システムとしてASTRUX文書管理システムを評価検討しました。

導入前の問題点・課題

• 文書の変更履歴が一切残らず、過去の情報や確認業務に時間がかかり業務に支障をきたした為、版管理ができる仕組みがほしい。
• 新システム移行時は、操作面だけでなく運用面でも利用者に戸惑いがないようスムーズに導入したい。
• 申請作業に遅れが生じることがあるため、事前に期日を決め、承認者へ作業を促す仕組みがほしい。

ASTRUX2.0導入後

従来の文書管理におけるいくつかの問題点が、ASTRUXでほぼハンドリングできました。
事務局側で全社的運用を推進する体制ももちろん必要なのですが、ASTRUXでは文書の属性情報や承認履歴、版管理のほかISOの文書管理に必要な機能が実装されているため無理なく本来目指していた文書管理の仕組みが構築できました。

導入初期段階における操作教育

操作方法の取得は１時間程度の勉強会を行いました。
直感的に操作できるインターフェイスと、ブラウザからHPを見るような感覚の操作性から、スムーズに理解できました。

属性値の付与

いままでは文中に記載していた制定日、改訂日、版数、決定書ナンバーといった情報を、今後はASTRUXの属性情報として残す運用となりました。
これにより、これからは属性値からの検索をはじめとする管理体制が整い、文書管理がより品質の高いものとなりました。

承認作業の効率化、文書の信頼性向上

承認作業はASTRUXのワークフロー機能の導入により、電子のメリットである、正確性と速さの点を活かし、質の高い情報伝達が可能になりました。
今まで期日が曖昧であった承認作業も、あらかじめ期日を指定しておけば、メール通知機能により遅延者に督促通知を送ることができるようになり、承認作業の遅延防止にも繋がりました。
また、承認履歴も残す仕組みができましたから「いつ」、「誰が」文書を「承認」したかなどのエビデンス(証拠)を残すことにより、本来目指していた文書の信頼性が向上しました。

版管理の導入

文書の変更があった場合は、今までは上書きしていた文書も、旧版として残せるようになり、古い情報から最新文書まで一貫して管理できる仕組みになりました。

ファイルの閲覧までの時間短縮

閲覧したい文書もASTRUXのさまざまな検索機能によりスピーディーに表示することができるようになりました。
また、ASTRUXでは、利用者が申請している文書の承認・決済状況が一目瞭然でわかるため、ワークフローの仕組みのスピードアップ、遅延防止にも繋がっています。

事業所毎にアクセス権を付与

製品の品質管理から環境に関するマニュアルなどの一次文書から二次文書を、工場毎にASTRUXタブ機能で見やすく分類されており、それぞれにアクセス権を付与して運用されています。利用権限のないユーザーやグループがアクセスしてもファイルやフォルダは非表示となります。

ご担当者様からの声

ブラウザからのアクセスにより、誰でも簡単に目的の文書を閲覧することができるため、文書の閲覧から検索まで直感的に操作できる操作画面は利用者から好評です。
文書の管理からワークフロー業務まで、これだけの多機能を持つ文書管理ソフトをこの価格帯で導入できるのも非常に魅力的でした。また、ASTRUXは ISO文書の承認作業だけではなく一般業務にもワークフロー機能は活用できるため、他業務へ応用できる将来性も導入の決め手でしたね。

• 文書の中身と属性情報を一画面で確認することができるので文書の中身を確認しながら属性情報の付与を一度に行えるようになりました。
• 版管理が行えるようになりました。また、改訂コメントを記載できるようになり、旧版のどこの箇所を何時、誰が、変更したかなどを把握できるようになりました。