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株式会社 山王様 活用事例

ISO文書管理に限定せず、高まる内部統制の対応に適用業務を拡大中です。

ASTRUXはコスト面だけでなく、機能面でも導入しやすい商品ですので、ISO文書管理だけでなく、他で運用している基本契約書や規定集などの管理もASTRUXで稼働させていく計画です。

ASTRUX2.0導入前

数年前より、H社のISO文書管理システムを数百万かけ導入・運用していましたが、管理者の我々にとっては、とても敷居の高いシステムであったため、新規業務を登録したり、わずかな設定変更でも弊社で設定することが難しく、もっと使いやすく柔軟なシステム製品がリリースされていないか、と、リサーチしていました。
毎年更新するシステムサポート契約の年次更新をタイミングに、コスト面も含めてシステムを見直すきっかけとなりました。

(写真：総務部情報課 課長 河野様）

新しい技術を常にキャッチし、山王様の心臓部である情報システムを管理・推進されてみえる河野氏。
最近では、IT関連の内部統制対応だけでなく、役員会議の膨大なコピー紙面資料をiPad閲覧へ変更するペーパレス化など、さまざまな業務効率化・情報共有をトライアルされていらっしゃいます。

導入前の問題点・課題

• システム上で新しいデータ登録やわずかな設定変更を実施したい場合でも、都度メーカーSEが訪問・設定作業をするという敷居の高いシステムでしたので、適用業務を稼働するタイムロスが生じていたと思います。
• 文書管理ができるシステムは多いのですが、ワークフロー機能を活かし、ISOだけでなく内部統制の対応にむけて、監査時の現場の作業負担が軽減されるシステムが必要でした。

(写真・左：総務部総務人事課　中山様）

ASTRUX管理者として部門からの依頼に対し、ASTRUXへ運用するための設定・コーディネートを担当されている中山氏。
「従来のシステムは、敷居の高いシステムで弊社で何も設定することができない仕組みでしたが、今では管理者として各部門から要請があると、ASTRUXへ業務を移行しています」と、ASTRUXを慣れた操作で画面を確認しながら、情報課の河野課長とシステムの生産性を高める話で盛り上がる。

ASTRUX2.0導入後

「使いやすい、わかりやすい」ユーザーフレンドリーな操作性

さっそく既存システムからASTRUX文書管理システムへ移行しました。
管理者用の画面がわかりやすいので、操作メニュー名を見れば、おおよそ何ができるのかが想定できますし、設定もある程度管理者サイドでコントロールできます。 各部門より、「申請業務が発生したのでASTRUXへ登録したいのですが・・・」と、相談を受け、エンドユーザーが利用しやすい方法を想定してASTRUXへ導入設定をしています。ユーザーフレンドリーな操作性ですし、ワークフロー機能を大いに活用しています。

ASTRUXの仕組みで改ざん防止、アクセス制御、ログ参照など監査時に説明できます

最近ではとくにITの内部監査による厳しい統制が求められ、
「このプログラム変更は、誰の承認で実施されたのか？」
「仕様改定時に改ざんされていないか？」
と、審査時にたずねられたりします。
その際は、ASTRUXで該当する仕様書ドキュメントを順次検索し、その時のワークフロー対応履歴画面キャプチャーも併せ提出しています。

ISO文書管理だけでなく、複数存在する文書管理システムをASTRUXへ統合しています

このASTRUXの使い勝手の良さを生かし、現在はISO文書だけでなく、内部統制、J-SOX法の対応としてその他の業務も随時ASTRUXへ移行しています。

社内ポータルサイトからASTRUXが起動。
ISO文書、システム関連のドキュメントが体系立てて管理されている。

【システム関連】タブでは、受注生産管理システムに関するドキュメントが確認できる。

ご担当者様からの声

ASTRUXひとつであらゆる業務に適用できるのでトータルコスト面でも大変助かります

当社では、早い時期からITを駆使した情報共有には取り組んできました。IT技術はどんどん進化しますので、その時々でより良い製品を選定し、業務改善できることを目標としています。
ただ、昨今の経済情勢ですからトップからのシビアなコストダウンの要請は避けられません。
ASTRUXはコスト面だけでなく、機能面でも導入しやすい商品ですので、ISO文書管理だけでなく、他で運用している基本契約書や規定集などの管理もASTRUXで稼働させていく計画です。ASTRUXひとつであらゆる業務に適用できるのでトータルコスト面でも大変助かりますね。