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森定興商株式会社様 活用事例

営業業務とISOの融合を実現。
ASTRUXの情報共有で、記録文書を営業ツールとして活用

営業部門ではノウハウの共有から、どこの拠点ではどの商品が売れているか？全国共通の商品は、どこでどれだけ売れているか？など、ASTRUXに格納された情報が営業ツールとして広く活用されています。

ASTRUX2.0導入前

ISO認証取得当時は、紙でISO文書の管理を行っていましたが、その後J社のISO文書管理ソフトを導入。
電子化を進められましたが、ISOの要である、周知が徹底・反映されず、システムの再検討をされていました。

導入前の問題点・課題

• 改定～承認～公開までのスピード感がなく、電子の良い点が活かされていなかった。
• 記録文書などを登録しても、一般社員の閲覧がなかなか行われず、共有ができていなかった。
• 利用者から不具合が多いという声があり、また管理者としてもシステムを扱う操作性が悪かった。

ASTRUX2.0導入後

周知が進み、一般社員のISO文書の閲覧が増えました

ASTRUXの一般利用者の画面構成は、タブとフォルダ構造で表示できるので、一般社員への馴染みもよく、各アクション時には、メールで通知が行われるので、スピード感も飛躍的によくなりました。

キングファイルから文書を探す手間がなくなりました

以前の紙管理の場合、例えば仙台営業所の記録文書を確認したい場合は、都度FAXで書類を送付してもらっていました。 現在は完全電子化を実現されており、ASTRUXに蓄積されている情報から、素早く必要な情報を閲覧できます。

ASTRUXに蓄積された記録情報が営業の要です

記録文書は各指定フォルダへ、各社員毎に、格納が行われます。 この毎月登録される記録を、ISO推進室が月末に集計を行い、集計結果をASTRUXから公開します。公開された情報をもとに、進捗情報の評価が社内で行われていきます。 営業部門ではノウハウの共有から、どこの拠点ではどの商品が売れているか？全国共通の商品は、どこでどれだけ売れているか？など、ASTRUXに格納された情報が営業ツールとして広く活用されています。 新入社員には、ASTRUXの操作に関する研修が実施され、営業ツール活用の基礎を取得させています。

一般社員はゲストで利用。シンプルなユーザー振り分け

承認作業が必要なユーザーはASTRUXにログインしますが、一般社員はゲストユーザーとして手軽にASTRUXを操作できる運用ルールとしています。 ISO9001フォルダは、認証取得が行われた名古屋工場のみが閲覧できるようになっています。

エクスプローラ表示のフォルダツリー階層で、文書を分かりやすく分類

フォルダ階層が分かりやすく分類されている為、一般社員は検索などを利用しなくても、目的の文書に素早くアクセスできます。変更のあったISO文書はテロップ表示が行われ、周知が行われます。

ASTRUXそのものが監査対象に

内部監査ではASTRUXを開き、所定のフォルダを閲覧できているかなどが監査項目になっています。

タブ構成は、ISOと個人情報保護の二つからなる、シンプルな構成

記録フォルダ構成は、各部署毎で詳細に分けて管理されています。

文書が登録されても、それが公開されたことを各部署へ知らせなければ、周知の徹底は行えません。

発行通知を設定しておけば、各部署へ素早くメールで通知が行われます。 ＜管理側　ワークフロー設定画面例＞（サンプル画面です）

通達されるメール文は自由にカスタマイズが行え、用途にあわせて利用することができます。 ＜公開側　申請処理後の自動メール通知画面例＞（サンプル画面です）

ご担当者様からの声

ASTRUXなしでは業務そのものが成り立たない

ASTRUXをISOXROSS(旧製品名)時代から、永らくご利用いただいている森定興商様。
シンプルな利用方法で、効果的に運用されています。

ISO文書の改訂は年一回行われ、現状は主に、記録管理として営業活動に大活躍。
Ver2では新機能が増えたので、利用活路を今後はさらに増やしていきたいとのことでした。

ASTRUXなしでは業務そのものが成り立たないと、大変うれしいお言葉を頂戴いただきました。