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決済の流れが2週間から約2日へとスピードアップ!
コストだけでなく文書管理のセキュリティ性も効果を発揮しました。
見切り発車せずに、導入前にじっくり運用方法を設計・検討したことで業務の見直しにも。各担当責任者が粘り強く目標に向かってこのプロジェクトを推進した力、チームワークが成功の秘訣だと思います。
稟議書、業務関連、日報など日々発生する申請書類は最終決済まで約2週間程要していました。
国内・海外に各拠点があることから、FAXを利用し各拠点担当者へ書類を送付、その後電話で受理確認。最終的には、履歴管理として受信日、承認番号などを書き入れ書類保管。
1年もたてば15センチほどの保管ファイルが何冊も溜まるという状態でした。
ASTRUXを富士フイルムビジネスイノベーションジャパン(奈良)の北本さんに展示会で紹介された時、直感的に「これだっ!」と感じました。社内文書の取り扱いは、ついつい慣れた従来のやり方をしていたのですが、企業としてセキュリティ面や情報共有に配慮した文書管理を視野にいれるためにも導入計画を進めました。(志野常務)
ASTRUXへ業務をのせるために、まずは現状ある申請フローのパターンの洗い出しを行いました。各担当者、部門、書類ごとに承認者が異なっていたりするので、「このワークフローでいいだろうか? このフローは不要か?」と、フローを見直ししつつ、約150パターンのフローを構築しました。
導入前準備もさることながら、ASTRUX稼働前の社内教育は各部門をひとつ、ひとつ回り操作教育を実施しました。また、紙面での申請は受け付けない、という運用ルールも徹底。新しい仕組みは何でも最初は違和感があると思いますが、決まった事は各部門と折衝しながら問題を潰していきました。
ASTRUXには、マニュアル、ISO、各部門用に文書を格納していますが、「連絡事項」タブには、社内連絡用としてドキュメントをアップし社内掲示板としても利用しています。管理者モードで入れば、すぐ[直接編集]できるので、メンテナンスも簡単です。
上図:国内ネットワーク図と社内の様子 下図:綿密に運用設計されたワークフロー・権限等の設計ドキュメント
申請ルートグループ画面と申請ルート画面 ・・・ 各業務にあわせ150以上のルートが設定されている(管理側)
マニュアル、ISO,その他部門ごとのドキュメントが格納
「連絡事項」タブをつくり、社内掲示板としても利用
申請処理が約2日へと短縮化されたことは大変助かりますし、従来の作業を省みれば、見えない業務も含めトータルにコスト削減にもつながっていることでしょう。 見切り発車せずに、導入前にじっくり運用方法を設計・検討したことで業務の見直しもできました。各担当責任者が粘り強く目標に向かってこのプロジェクトを推進した力、チームワークが成功の秘訣だと思います。
写真左端:総務人事部 システム担当 岩井様
写真中央左:常務取締役 兼 管理本部 本部長 志野様
写真中央右:総務人事部 部長代理 谷本様
写真右端:業務推進室 室長 稲垣様
写真中央後: 富士フイルムビジネスイノベーションジャパン(奈良)(株) システム営業課 北本様
企業プロフィール
合成樹脂にかかわる事業に40年以上携わられ、リサイクルを含む合成樹脂関連事業を国内のみならず海外ネットワークを通じて幅広く展開されています。
[関西化学工業株式会社様 オフィシャルサイト http://www.kansai-chem.com/ ]
業種 | 合成樹脂等原料の販売並びにリサイクル事業全般 |
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導入部署 | 全社展開 |
活用業務内容 | 決済・申請業務(ワークフロー)、文書共有 |