文書管理システム ASTRUX2.0 文書管理システム「ASTRUX2.0」でオフィス文書やISO文書の電子化を。
ドキュメントの一元管理、検索、セキュリティ対策、ワークフロー申請など、文書管理に関わる様々な業務を効率化します。

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活用事例

更別村農業協同組合様 活用事例

約款・規定類集を制作・運用までシステムで一元管理。
「個人知」から「組織知」へのシフトで業務効率化だけでなく品質向上効果も。

約款・規定類集は契約、取引、手続き等を記載した重要文書。内容の不整合や整備が不十分な場合には苦情や紛争に発展する恐れも。
個人単位の作業から「ASTRUXマニュアル・手順書作成オプション」の導入が業務の相乗効果をもたらしました。

ASTRUX2.0導入前

約款・規定類集のデータは全てWord文書でデジタル化されていましたが、章、条、項のつけ方、作り方は各担当者に依存し、明確な運用基準もありませんでした。万が一、誰かが条項文面の一部を抹消、又は改版時の記載漏れなどがあれば、約款・規定集類の内容そのものの正確性に支障をきたすという危惧があります。
作成から運用・管理まで一貫して運用できるシステムをいち早く導入し、ヒューマンエラーを最小限に回避し、より効率的な運用を目指したいという問題意識がプロジェクトのはじまりでした。

導入前の問題点・課題

ASTRUX2.0導入後

まずは、ASTRUXへWord文書インポート機能でデータ移行。事前に設計・用意した約款のレイアウトフォーマットにデータを適用することから始まりました。
富士フイルムビジネスイノベーションジャパン(北海道)のSEの方から導入教育後は、ノウハウを蓄積するためにも自分たちで約款・規定類集のデータの見直し、修正作業を行いました。これが、約款・規定類集の内容チェック、品質向上にもつながっています。

あらかじめ定義されたレイアウトフォーマットの活用で作業標準化

章、条、項のマーク、頭出しなどを含めた文書のレイアウトフォーマットが設定できるため、誰が作業しても同じ品質の文書が完成。従来の改訂作業時間が短縮化され、複数人での共同作業も可能。約款の内容そのものをブラッシュアップすることへ注力できるようになりました。


「この方法が便利ですよ!」
富士フイルムビジネスイノベーションジャパン(北海道)SE 松田さんから実践的なアドバイスも。

更新作業の効率化

わかりやすいファイル体系で管理できる他に、文書の構成要素はさらに「ノード」という構造化・部品課された単位で管理でるため更新作業がぐっと効率的になりました。操作性もWord文書を修正するような感覚でブラウザ上で編集ができます。関連文書などには、参照リンクを設定し、見る人にとって閲覧しやすいようにしています。
新旧対照表も自動作成されますから、この対照表を上司に提出するだけで変更点を報告できるようになりました。

ワークフローで改訂時の承認管理も視野に

現在はまだ活用しきれていませんが、ASTRUXのワークフロー機能も使い、約款・規定類集の承認システムも構築すれば、改訂時の社内伝達もよりスムースになることでしょう。

上図:「idDesk(デジタルマトリックス社製:ASTRUXの下位版的な文書管理システム)」を長年利用されていたこともあり、フォルダー体系化されたわかり易いユーザーインターフェースと使いやすさはとても馴染みやすいとの事(総務部管理課 融資係長 鈴木様 談)


上図:管理側[直接編集画面]
左側で修正箇所を選択すると、右側に内容が表示。ブラウザ上でのテキスト入力・修正はワープロ感覚。
文字だけでなく、表や図形も作成。ノード単位の修正ができる。

上図:自動作成される「新旧対照表」で、改訂内容も一目瞭然。前後の文脈も表示されるため、とてもわかりやすいと好評。
最新版と第一般における新旧対照表で変更箇所が一目瞭然。「追加」は黄色、「削除」はピンク色でマーカー表示。

上図:完成した定款、規定はブラウザ上で閲覧。PDFファイル、HTML形式で参照可能。
リンク設定もできるため、関連文書もすぐチェックできる。

ご担当者様からの声

効率化だけを追求するのではなく「利用者の立場にたって」

わたしたち管理課職員は、重要文書の作成・管理業務を如何に効率化していくか?というミッションがありますが、閲覧する側の立場にたって、該当文書をいちはやく見つけ、やわかりやすい版管理がされている仕組みを提供することがJAさらべつ全体の業務効率化につながります。「JAさらべつは、システム化への取り組みはつねに先駆者であれ」という想いをもち、この文書管理システムをより意義あるものへと育てていきたいと考えています。

前列右:総務部長 兼 監査室長 大野様
後列左:総務部 管理課 課長 柏木様
後列右:総務部 管理課 融資係長 鈴木様
前列左:総務部 管理課 貫田様

企業プロフィール

北海道、十勝地方の南西部に位置し豊かな自然に恵まれた所「更別」。全国有数のモータースポーツのメッカとして、「十勝24時間レース」も話題になっています。
「安全・安心」をキーワードに、土づくりを基本とした減農薬などによる農畜産物の安全性や環境に配慮したクリーン農業を展開。畑作、酪農、年間約700頭の黒毛和牛を生産する畜産など、その規模と機械化の進展は日本でも有数のものと言われています。
[更別村農業協同組合様 オフィシャルサイト http://ja-sarabetsu.jp/ ]

業種 農業協同組合
導入部署 総務部管理課
活用業務内容 約款・規定集類の作成・管理にかかわる一連の業務

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