文書管理システム ASTRUX2.0 文書管理システム「ASTRUX2.0」でオフィス文書やISO文書の電子化を。
ドキュメントの一元管理、検索、セキュリティ対策、ワークフロー申請など、文書管理に関わる様々な業務を効率化します。

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活用事例

社会福祉法人 久楽会様 活用事例

IT化による業務効率化と情報共有化の実現

スピーディな情報伝達、各種事務処理申請や情報共有の効率化。
各グループ施設のスタッフ全員が活用しています。

ASTRUX2.0導入前

毎年増え続ける紙文書の保管スペースの懸念より、まずは文書電子化を視野にいれASTRUX導入を検討。老人福祉施設萬生苑を中心としたその他11施設を含め約300名ほどのスタッフが利用できるIT化による業務効率化と情報共有化を目指しました。

導入前の問題点・課題

ASTRUX2.0導入後

拠点が異なる各施設スタッフからの日々発生する各種申請はASTRUXでよりスピーディに処理。介護業務だけでなく総務関連の事務処理も効率化されています。また規程集等も一元的に情報共有され、ASTRUXの使いやすくシンプルな操作性はパソコンに不慣れなスタッフを含め、各施設のスタッフ約300名が利用しています。

すぐに使えるシンプルな操作性と手間をかけずに効率的かつセキュアな情報共有

決してITリテラシーが高い職種、スタッフたちばかりではありませんが、フォルダー体系で直感的にわかりやすく、数年前の探したいドキュメントもすぐに検索し活用しています。Windowsサーバーの複雑なアクセス権設定をすることなく、ASTRUXのアクセス権設定で誤操作によるファイル削除防止、閲覧文書の制限などセキュアな情報共有も実現しています。バックアップもでき重要文書のデータ保管も安心です。

介護業務の申請スピード化と確実な承認

日々発生する介護業務の事務処理は各スタッフからASTRUXで申請され、管理者が承認します。業務にあわせて申請ルートが決まっているので、スタッフが誰に申請すべきか、その手順を考えることなく、申請状況も把握できます。
外出がちな承認管理者も、メールでは見落としがちな大量の事務処理もASTRUXの申請状況一覧画面で、確実に承認作業を実行できます。

勤怠状況の正確な把握とスピーディな対応。規程の改定から版管理まで。

シフト勤務なども多い従業員の勤務管理は総務管理者にとって悩みの種ですが、ASTRUXで各個人の勤務表や介護施設では特に重要となる資格取得者、資格履歴などを情報共有。
また各施設の業務マニュアルや改訂後の規程は、全拠点に紙文書のコピーを配布・保管・差替えなどすることなく、従業員はASTRUX上のデータを瞬時に確認でき、情報共有・一元管理が実現しました。

ひと目でわかるフォルダ体系とネーミング

「社内文書」タブ 「品質管理」タブにはそれぞれわかりやすいフォルダ名で文書が管理されている

各施設の規程・マニュアル・帳票様式の一元管理

定款、就業規則、各種規程が整然と管理されている [履歴]タブを切り替えると改訂状況も把握できる

スタッフの労務・給与管理の書類も瞬時に確認

各スタッフの勤務データも集計時にはすぐに利用 [改訂コメント]欄でスタッフAさんの待遇の経緯もわかる

日々の申請はASTRUXでスマートな事務処理

従業員はASTRUXを使って報告書、事務処理などを申請 業務ごとに定義されている申請ルートでワークフローが進む
ASTRUXで情報共有することで、従業員からの問い合わせ、
対応時間も短縮
「未処理」画面で上司は従業員からの膨大な申請を見落とすことなくチェック。従業員自身も進捗がわかる。

ご担当者様からの声

ASTRUXの使い易くセキュアな文書・ファイル管理に注目していました。

フォルダー体系、ネーミングを多少工夫することで、さらに使いやすく操作性が高い文書管理が実現できたと思います。
各施設の監査時も、書類を持ち込むことなく監査人より問合わせある文書をASTRUXで検索し画面上で確認してもらいます。「良いシステムですね!」と褒められます。

わたくしどもの事業では、行政への申請書類等、年に1回更新手続きをする書類が多々ありますが、ASTRUXで過去の該当文書を検索し申請書類を作成する際に参照、確認等、業務の効率化にも目に見えないところで活きています。




企業プロフィール

「福祉はすべての人のために」の理念のもと、高齢者福祉、こども福祉、障がい者福祉の3分野で福祉事業を展開。
平成12年7月金沢市に社会福祉法人 久楽会 設立認可。翌13年、「萬生苑」開設。その後「ファミリーケア城南」、「古都の家」などを開設し、現在では全12施設を運営・展開。
[社会福祉法人 久楽会様 オフィシャルサイト http://www.kyuraku.info/]

導入推進責任者:社会福祉法人久楽会 経理課課長 篠田様
販売協力会社:富士ゼロックス北陸(株) 営業統括部メディカルソリューション営業課様

業種 福祉・介護
導入部署 全施設社展開
活用業務内容 介護関連文書、総務文書、対外文書など

* 記載されている会社名、商品名は各社の商標、または登録商標です。