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幕別町農業協同組合様 活用事例

ポータルサイトから契約書原本の閲覧、更新期日を即座にチェック。
使いやすさを追求した契約書の文書管理システムを構築。

JA幕別町様では1997年から積極的なIT化への取り組みを進めており、富士フイルムビジネスイノベーションジャパン（北海道）様が提案した、デジタル複合機Apeos,ドキュメントハンドリングソフト「DocuWorks」を含むWindows環境を構築｡「使いやすいさを最優先」に考えられたポータルシステム上に、ASTRUXを利用した契約書管理システムも稼働しています。

ASTRUX2.0導入前

紙でやりとりされる契約書は、探し出す事に時間がかかる、関連する契約書がすぐに見つからない、保管場所が契約書によって異なっている・・・など課題が多く見受けられます。内部統制・コンプライアンスの観点からも、期限管理を厳格化し、業務効率を向上させる必要がありました。

ASTRUX2.0導入後

まず契約書は複合機Apeosでスキャン・デジタル化。Apeosのタッチパネル上で契約書の条件(契約分類、ファイル名指定など）を簡易的に設定できるよう工夫がされ、契約書は属性条件を付与されたDocuWorks文書として取り込まれます。
データ化された契約書はASTRUXで契約分類別、年度別などで契約書を探す以外にも、契約満了日などで探す方法の他、 更新期日間近の契約書をリストアップするなど自動表示させることで契約手続きの迅速化・精度向上につながりました。

誰もが必要なときに、いつでも閲覧・検索

契約書は、探しやすい業務にあわせたフォルダー体系でデータが格納されています。
また、「保証人検索」「契約確認リスト」「管理情報未入力リスト」など、頻繁に確認する作業をASTRUXトップ画面にメニュー表示するようカスタマイズしましたから、誰もが自席で契約書の閲覧・検索などすぐ作業に取り掛かることができます。

煩雑な契約書管理が業務効率アップ

契約分類、地区、組合員コード、契約日、契約満了日などの契約情報から目的の契約書や関連する文書をすばやく検索できるようになりました。契約更新期限が近づいた契約も一覧形式で表示されるので更新忘れということがありません。

システムの拡張性

契約書以外にも、通達、会議議事録、マニュアルなど様々な業務文書も管理。
作業者にとってはひとつのシステム上で、他の業務に関する文書もすぐ閲覧できるシームレスさがうけています。

ご担当者様からの声

幕別町農業協同組合 金融部
部長　谷地田様


富士フイルムビジネスイノベーションジャパン（北海道）
カスタマーサービス統括部
ソリューションサービス部SE課
主任　成田様（右） 松田様（左）

JAのモデルケースとなるような使いやすいシステムを念頭に

「谷地田様は、当初、別のシステムで契約書を管理する仕組みを検討されていましたが、『富士フイルムビジネスイノベーションでも提案できるシステムはないか？』とご相談いただいたのが始まりでした。」と、富士フイルムビジネスイノベーションジャパン（北海道）営業担当の福島さんは当時を振り返る。
「ASTRUXを一部カスタマイズし、入力の手間を省力化するわかりやすいインタフェース・仕様をSE部から提案。今では、谷地田様ご自身がシステムに手を加えてみえるので、導入時よりシステムが進化していますよ。」と、富士フイルムビジネスイノベーションジャパン（北海道）SE課 成田主任が嬉しげにインタビューに応じてくださいました。