R権 ︓フォルダ・ファイルの参照権限。情報の参照可能。
R-権︓実ファイル参照権限なし。情報は参照可能。
アクセス権「R」と「R-」のユーザーから、ファイル⼀覧を⾒た場合、違いは下記のようになります。
■運⽤想定例
契約書、マイナンバーカードや免許証のコピーなど、
番号が記載されているファイル内容そのものは、限られたユーザーしか閲覧できないようにしたいが、
ファイルが存在することは、他のユーザーにも分かるようにしたい場合などに、「R-」権で運⽤していただく、というイメージ。
複数シートの場合は、全シートを対象としてPDF変換されます。
廃止を行う方法は主に下記の3通りの方法があります。
■A．削除申請を利用して、ファイルを削除する
■B．公開申請を利用して、廃止用フォルダに移動する
■C．廃棄予定日を利用して、非表示にする
■方法A：
削除申請の利用は、前提として、以下の設定が必要です。
※ 管理側＞申請承認管理＞設定で削除申請の利用設定がされている場合に表示されます。
※ 削除申請は、「基本属性：削除申請」が 「有効」になっているファイルが対象です。
マニュアルは、公開側マニュアル「3.5 削除申請」「5.4 その他の申請機能」をご参照ください。
新規・改定申請などと同様、申請者が削除申請をおこして、承認と進み、最終的に削除される申請となります。
■方法B：
事前に「廃止用フォルダ」を準備し、
公開申請を利用して、該当のファイルを「廃止用フォルダ」に公開（移動）させる方法です。
マニュアルは、「5.4 その他の申請機能」「5.4.1 公開申請」をご参照ください。
公開申請は、すでに登録済のファイルを移動させる申請となります。
■方法C：
「廃棄予定日」を利用して非表示にする方法は、入力した「廃棄予定日」が来たら、自動的に、【非公開】処理をする機能となります。これは申請は伴いません。
マニュアルは、管理側マニュアル「7 廃棄文書管理」をご参照ください。
この機能を利用されたい場合は、
「7 . 3 廃棄文書の非公開処理」にて、毎日の非公開処理の時刻を設定している必要があります。
パスワード有効期限日数はパスワードの変更日時を元に確認します。
パスワード有効期限日数の設定を行ったタイミングで、
全てのユーザーに対して、上記設定時間にパスワード変更を行った状態になります。
有効期限日数を経過後の00：00以降に、ログインしたタイミングで、パスワード変更の画面が表示されます。
例）
9月18日 13時30分に管理側にて、有効期限日数 1日設定
9月20日 00時00分以降に、公開側ユーザー画面にパスワード再設定画面が表示される
Microsoft Edge (version 46 以降)で、直接編集を利用する場合は、下記設定を行ってください。
下記手順で利用許可を行ってください。
1） Edgeのアドレスバーで「edge://flags/#edge-click-once」を入力し、設定画面を開きます
2）「ClickOnce Support」の「Default」を「Enable」に変更します
3）「Restart」ボタンを押してEdgeを再起動します。
Chromeで直接編集を利用するには、ClickOnceを利用できるようにする拡張機能を追加する必要があります。
持出制限（セキュリティ）がかかっているPDFですと、設定により印刷はできません。
持出制限はかけていないのに、印刷できない場合は、下記Acrobatの設定をご確認ください。
1. [Acrobat Reader DC]を開きます。
2. メニューバーにある [編集] を開き [環境設定] をクリックします。
3. 「分類」 内の [セキュリティ (拡張)] をクリックし、
「サンドボックスによる保護」 内にある [起動時に保護モードを有効にする] の
チェックボックスにチェックが入っている場合は、チェックを外し、[OK]をクリックします。
4. その後PCを再起動お願いいたします。
検索結果のファイルをzipでダウンロードする機能をご利用ください。
手順は下記となります。
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【設定】
管理側にてログイン
左メニュー[システム設定]-右画面[文書管理]
「検索結果ZIPファイルダウンロード機能：」を利用するにチェックし、
一番下の更新をクリックします。
【操作手順】
必要なファイルがヒットする検索条件を作成します。
検索結果を全選択し（チェックの上部にある「選択」をクリックすると全部にチェックが入る）、
検索結果一覧上部の「zip作成」ボタンをクリック、
検索結果.zipというリンクよりファイルをダウンロードします。
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パスワード保護がかかったPDFファイルに、持出制限の処理を行うことはできません。
管理側＞持出制限＞PDF持出制限＞
「セキュリティ付きファイルの持出制限処理」にて
「持出制限は適応しない」を選択すると、参照は可能になります。（持出制限はかかりません）
また、「参照用ファイルの作成タイミング」は、「参照時」で運用してください。