デフォルトで削除申請を有効にされたい場合は、２つ方法があります。
■フォルダに初期値として設定
管理側にて、フォルダの情報の「削除申請」を「有効」に設定しておくと、格納されるファイルは「削除申請」が有効となります。
管理側マニュアル「5 . 3 属性初期値設定」参照
■利用する申請ルートにて設定
管理側にて作成する申請ルートで、格納場所を指定している場合は、事前に属性値を編集する事が可能です。
こちらで、「削除申請」を「有効」にしておくと、新規申請で発行されるファイルの「削除申請」が「有効」となります。
また削除申請が無効になっているファイルは、管理側にて有効に変更が可能です。
一括で変更されたい場合は、管理側のOptionKitをご利用いただき、「属性管理」にてCSV出力し、「削除申請」の項目を編集し、インポートしてください。
承認や発行処理を行われたい場合は、ぞれぞれ「承認」・「発行」の項目にある申請番号をクリックし、処理に進んでください。
「進行中」の一覧は、進行状況の確認画面で、「承認」や「発行」の処理は行えません。
ユーザーがログインした状態であれば、ユーザーにてパスワードを変更できます。
ログイン後右上の「設定」ボタンより設定画面にて変更可能です。
また管理側で管理者にて各ユーザーのパスワードは変更可能です。ユーザーがパスワードを忘れた場合の再設定等は、管理側にて対応となります。
PDF変換オプションのテンプレートで、「PDF変換しないテンプレート」を作成し、ファイル登録時に適応していただくことで、PDF変換されないファイルを作成可能です。
特定フォルダについてテンプレートを適応したい場合は、フォルダ属性でテンプレートを指定すれば、登録ファイルはそのテンプレートが初期値設定されます。
またファイル名で除外する場合は、管理側にて対象外フォーマットファイル名定義で設定してください。
※申請を削除すると、申請中の文書も削除されますので必要に応じてコピー等ご対応ください。
■自分が申請者の場合
申請がまだ次の承認者の承認（否認）処理されていない状態であれば、「取り下げ」が可能です。
申請承認一覧より、進行中の該当の申請を開き、「取下げ」ボタンをクリックします。
■承認者にて対応する場合
申請途中の承認者にて「否認」処理をしていただくよう、依頼してください。
■上記以外の場合
管理側にて申請の削除が可能です。
管理側にログインします。
左メニュー「申請承認管理」を選択
右画面の検索画面で、該当の申請を検索します。申請番号等を利用してください。
下に検索結果が出ますので、削除のチェックボックスにチェックを入れ、下部の削除ボタンをクリックしてください。
ルートフォルダの並び順は、
管理側＞システム設定＞マニュアル ルートタブ設定内の
「表示順変更」ボタンから可能です。
ルートフォルダ下位の、フォルダツリーの並び順はunicord順に表示されています。
変更することはできません。
ですので、フォルダ名の頭に1、2等番号や文字を振っていただき、意図した並び順に変更してください。
R権 ︓フォルダ・ファイルの参照権限。情報の参照可能。
R-権︓実ファイル参照権限なし。情報は参照可能。
アクセス権「R」と「R-」のユーザーから、ファイル⼀覧を⾒た場合、違いは下記のようになります。
■運⽤想定例
契約書、マイナンバーカードや免許証のコピーなど、
番号が記載されているファイル内容そのものは、限られたユーザーしか閲覧できないようにしたいが、
ファイルが存在することは、他のユーザーにも分かるようにしたい場合などに、「R-」権で運⽤していただく、というイメージ。
複数シートの場合は、全シートを対象としてPDF変換されます。